การรวบรวม ค้นคืน และเผยแพร่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางวิชาการ การวิจัย และการขยายงานของสถาบันอุดมศึกษาหลักเป็นกุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายของสถาบัน ภาคส่วน และระดับชาติ นอกจากนี้ ความพร้อมใช้งานของระบบข้อมูลที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเพื่อเก็บข้อมูลและช่วยในการวางแผน ติดตาม และประเมินความก้าวหน้าของสถาบันอุดมศึกษาช่วยให้ผู้นำมหาวิทยาลัยสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ทันเวลา และเชื่อถือได้
นอกเหนือจากความต้องการภายในแล้ว ความพร้อมใช้งานและการเผยแพร่
ระบบการจัดการการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ทำงานได้ดียังสามารถเสริมสร้างความรับผิดชอบของสถาบันอุดมศึกษาด้วยการเพิ่มความโปร่งใสในการรายงานแผนงานและผลการปฏิบัติงาน
ปรากฏว่าแม้ระบบสารสนเทศจะมีความสำคัญในทุกระดับของการดำเนินงานของสถาบัน แต่ระบบและสถาบันอุดมศึกษาจำนวนมากยังขาดการสร้างระบบดังกล่าวและตระหนักถึงความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของระบบ
ทิศทางนโยบาย
ความสำคัญของการจัดการข้อมูลและการรายงานได้รับการเน้นในประกาศระดับอุดมศึกษาของเอธิโอเปีย (2009) ซึ่งกำหนดหน้าที่ของสถาบันอุดมศึกษาเกี่ยวกับการจัดระเบียบและใช้ข้อมูลของสถาบันและให้ข้อมูลดังกล่าวแก่ผู้ใช้ภายในและภายนอก
ตัวอย่างเช่น การผลิตรายงานสำหรับกระทรวงศึกษาธิการและผู้ใช้ภายนอกอื่นๆ เช่น Higher Education Relevance and Quality Agency ต้องการข้อมูลที่หลากหลายเกี่ยวกับโปรไฟล์สถาบันและความคืบหน้าในการรับรอง การตรวจสอบคุณภาพ และผลการปฏิบัติงานประจำปี
ดังนั้น ทุกสถาบันจึงจำเป็นต้องสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลทางสถิติและการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน หน่วยงาน และกับกระทรวงศึกษาธิการที่พวกเขารับผิดชอบ สถาบันอุดมศึกษายังต้องเผยแพร่ข้อมูลสถิติทางการศึกษาและการเงินประจำปีที่ถูกต้อง มีรายละเอียดและครบถ้วนตามวันที่กำหนด (เช่น สามเดือน) หลังจากสิ้นปีการศึกษา
สำหรับมหาวิทยาลัยในเอธิโอเปียส่วนใหญ่ที่ผ่านการปฏิรูปสถาบัน
และใช้เครื่องมือการจัดการ เช่น Balanced Scorecard ความพร้อมใช้งานของระบบข้อมูลแบบบูรณาการนั้นมีความสำคัญ การสื่อสารและการดำเนินการตามแผนกลยุทธ์ของสถาบันอุดมศึกษาต้องการมาตรการติดตามต่างๆ ที่อาศัยระบบสารสนเทศที่เป็นระบบ
ความเป็นจริง
แม้จะมีความต้องการและข้อกำหนดทางกฎหมายที่วางไว้ ดูเหมือนว่าจะมีการพัฒนาระบบข้อมูลการจัดการการศึกษาระดับอุดมศึกษาแบบบูรณาการเพียงเล็กน้อยเท่านั้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มการวางแผนตามหลักฐานและการตัดสินใจ ทั้งในระดับสถาบันและระดับประเทศ
สถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษาของเอธิโอเปียส่วนใหญ่เป็นที่รู้จักจากการขาดทิศทางการดำเนินงาน ความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับการจัดการข้อมูลอย่างชัดเจน และไม่มีระบบข้อมูลที่ครอบคลุมและบูรณาการ นอกจากนี้ สถาบันอุดมศึกษาส่วนใหญ่ไม่เก็บข้อมูลของสถาบันที่สม่ำเสมอและครอบคลุม ในขณะที่สถาบันหลายแห่งมีข้อบกพร่องในการบันทึกความก้าวหน้าของนักศึกษา
ตามหลักฐานในรายงานการตรวจสอบคุณภาพส่วนใหญ่ที่ออกโดยหน่วยงานด้านคุณภาพและการศึกษาระดับอุดมศึกษาในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา การพิจารณาการสำเร็จการศึกษา การออกกลางคัน และอัตราการออกจากงานของนักศึกษาในมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเนื่องจากขาดข้อมูลที่สอดคล้องกัน
โดยส่วนใหญ่ ข้อมูลจากส่วนต่างๆ ในสถาบันเดียวกันอาจไม่พร้อมใช้งาน หรืออาจไม่สามารถยืนยันข้อมูลจากส่วนอื่นได้ สถาบันอุดมศึกษาที่มีส่วนร่วมในการตีพิมพ์และเผยแพร่ข้อมูลที่มีอยู่อย่างกว้างขวางก็หายากเช่นกัน สิ่งนี้สร้างความท้าทายที่สำคัญสำหรับผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูลการศึกษาเพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย รวมถึงการวิจัยเกี่ยวกับภาคการศึกษาระดับอุดมศึกษาโดยทั่วไปหรือสถาบันการศึกษาระดับสูงโดยเฉพาะ
